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校管家如何使用呼叫中心系统?

一、如何开通呼叫中心系统

以往,招生老师在校管家系统中跟进意向客户时,只能依赖外部设备(手机、座机)与意向客户进行联系沟通,无法保存电话录音,需要手动记录通话内容。目前校管家已经实现和市场上功能相对全面的智能呼叫中心系统“八百呼”的集成对接,当学校开通呼叫中心系统后,招生老师便可以直接通过校管家系统与客户进行电话沟通,并且校管家系统会自动保存通话记录和通话录音。除了与意向客户沟通以外,也支持正式学员的沟通跟进。

1、呼叫中心系统需要单独购买坐席席位及配套的硬件设备(设备可选)。(购买事宜请联系校管家客服进行咨询)目前支持以下三种使用场景:

1)呼叫中心系统对接电话座机,使用座机进行呼出和接听来电。配套硬件:智能电话机或传统话机及改装盒

2)呼叫中心连接电脑,下载客户端软电话,可随时登录电脑客户端进行拨号和接听来电,不限场所,更加方便(推荐)。配套硬件:多媒体语音交换机

3)绑定个人手机,使用个人手机进行电话呼出和接听来电。配套硬件:安卓手机(苹果手机由于权限原因无法使用)

2、学校采购了呼叫中心系统并完成必要的线下硬件准备后,需联系校管家工作人员开启后台相关配置,完成呼叫中心的开通。


二、使用流程(以下以意向客户沟通流程为例)

呼叫中心开通后,即可直接在校管家系统中进行电话呼出等,以下内容以“客户端软电话”为例,介绍具体的使用流程:

1、在校管家系统中,将员工和呼叫中心坐席号进行绑定。点击“人事管理>员工信息管理“,点击员工姓名,切换到“外部账号”的窗口,输入呼叫中心坐席账号和密码进行绑定。同一个坐席账号支持和多名员工信息进行绑定,但软电话不能同时使用。

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       2、在电脑端安装“八百呼”客户端,客户端安装包由校管家工作人员提供。

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       3、安装成功后,打开“八百呼”电脑客户端,输入正确的坐席账号和密码登录软电话。     

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       4、登录成功后,即可在校管家中直接拨号联系意向客户。点击“招生管理>意向客户管理”,找到需要沟通的意向客户,点击客户姓名,切换到沟通记录界面,在该界面中,会显示客户的电话号码,点击号码旁边的呼出按钮,即可直接呼出,系统会提示“开始拨号”。

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5、通话完毕后, 系统会自动生成一条沟通记录,如果是客户未正常接听的,沟通记录中会标记“无效沟通”。如果是客户正常接听并通话的,系统会自动保存本次通话录音,点击“点击播放录音”可下载或播放本次通话录音。(请注意,如果系统中一个电话号码对应多个意向客户,沟通记录会同步生成。)

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6. 当有电话呼入时,系统会弹框当前来电所对应的意向客户名称,点击“接听”即可接听电话。点击“打开”即可跳转到意向客户沟通记录界面。

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      7、如果是需要和正式学员进行联系,则点击“前台业务>学员信息管理”,在该界面中找到需要联系的学员,点击学员姓名,切换到“沟通记录”页进行电话呼出即可,其他操作流程和意向客户的操作流程一致。

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如学校需采购、开通呼叫中心系统,请拨打4008005291转2咨询校管家工作人员。



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